Ein Wechsel der WEG-Verwaltung klingt aufwendig, ist es für Sie als Eigentümer aber kaum: Der überwiegende Teil der Arbeit liegt bei uns und bei der bisherigen Verwaltung. Hier sehen Sie den kompletten Ablauf — von der ersten Kontaktaufnahme bis zur laufenden Betreuung.
Die eigentliche Arbeit — Angebot, Übergabe, Ummeldungen — übernehmen wir und, im Rahmen ihrer gesetzlichen Pflichten, die bisherige Verwaltung. Von Ihnen braucht es im Regelfall nur einen Antrag und Ihre Stimme in der Versammlung.
Sie oder Ihr Verwaltungsbeirat nehmen Kontakt zu uns auf — telefonisch, per Formular oder direkt vor Ort. Im unverbindlichen Erstgespräch klären wir Ihre aktuelle Situation, die Größe der Gemeinschaft und den Grund für den geplanten Wechsel.
Wir besichtigen das Gemeinschaftseigentum, sichten vorhandene Unterlagen (soweit verfügbar) und verschaffen uns ein Bild vom Zustand des Objekts, offenen Instandhaltungsthemen und der wirtschaftlichen Lage der Gemeinschaft.
Auf Basis der Begehung erstellen wir ein transparentes Angebot mit Leistungskatalog und Vergütung — ohne versteckte Kosten. Sie oder der Beirat erhalten es zur Prüfung und können es mit weiteren Angeboten vergleichen.
Damit über den Wechsel überhaupt abgestimmt werden kann, muss der Punkt „Abberufung der Verwaltung und Neubestellung“ auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung. Eigentümer, die mindestens ein Viertel der Stimmen vertreten, können dies gemäß § 24 Abs. 2 WEG von der aktuellen Verwaltung verlangen. Wir unterstützen Sie bei der Formulierung des Antrags (Musterschreiben weiter unten).
Solange sie noch amtiert, ist die aktuelle Verwaltung verpflichtet, form- und fristgerecht (in der Regel mit mindestens drei Wochen Vorlauf) zur Versammlung einzuladen und den beantragten Tagesordnungspunkt aufzunehmen.
Die Gemeinschaft stimmt über die Abberufung der bisherigen und die Neubestellung der neuen Verwaltung ab. Seit der WEG-Reform reicht dafür die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen — eine Begründung ist nicht mehr erforderlich. Eine Musterformulierung für den Beschluss finden Sie weiter unten.
Nach dem Beschluss übernehmen wir die gesamte Abstimmung mit der bisherigen Verwaltung — von der Bestätigung des Beschlusses bis zur Klärung des Übergabetermins. Sie müssen selbst nicht mehr mit der Vorverwaltung sprechen.
Die Vorverwaltung ist gesetzlich verpflichtet, sämtliche Unterlagen herauszugeben: Beschlusssammlung, Protokolle, Verträge, Versicherungsunterlagen, technische Dokumentation sowie das Verwaltungsvermögen inklusive Erhaltungsrücklage. Wir prüfen die Vollständigkeit anhand einer Übergabe-Checkliste und fordern fehlende Unterlagen aktiv nach.
Wir melden die Gemeinschaft bei Banken, Versicherern und Dienstleistern um, richten die laufenden Konten auf unseren Namen als Verwaltung um und übernehmen bestehende Wartungs- und Dienstleistungsverträge oder kündigen sie bei Bedarf neu.
Ab dem vereinbarten Übernahmestichtag laufen alle Vorgänge über HEINAND: Mieteranliegen, Instandhaltung, Buchhaltung und Kommunikation mit dem Beirat — strukturiert, digital dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Die folgenden Formulierungen dienen als Orientierung und können an Ihre konkrete Gemeinschaftsordnung und Situation angepasst werden.
An die Verwaltung
[Name der bisherigen Hausverwaltung]
[Anschrift]
[Ort, Datum]
Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung gemäß § 24 Abs. 2 WEG
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit beantrage(n) der/die unterzeichnende(n) Wohnungseigentümer, die gemäß beigefügter Unterschriftenliste mindestens ein Viertel der Miteigentumsanteile der Wohnungseigentümergemeinschaft [Bezeichnung der WEG, Anschrift] vertreten, die Aufnahme des folgenden Tagesordnungspunkts in die nächste ordentliche Eigentümerversammlung:
„Abberufung der bestellten Verwaltung [Name Vorverwaltung] und Neubestellung der HEINAND Immobilien, Inhaber Philipp Hartung, als neue Verwaltung der Gemeinschaft ab dem [gewünschtes Datum], sowie Beschlussfassung über den Abschluss des entsprechenden Verwaltervertrags.“
Wir bitten um form- und fristgerechte Einladung gemäß § 24 Abs. 4 WEG unter Berücksichtigung des beantragten Tagesordnungspunkts sowie um Übersendung der Einladung an alle Wohnungseigentümer.
Mit freundlichen Grüßen
[Name(n), Unterschrift(en) der antragstellenden Eigentümer]
TOP [Nummer]: Abberufung der Verwaltung und Neubestellung
„Die Wohnungseigentümergemeinschaft [Bezeichnung, Anschrift] beschließt:
1. Die [Name Vorverwaltung] wird mit Wirkung zum [Datum] als Verwaltung der Gemeinschaft abberufen. Der bestehende Verwaltervertrag wird zu diesem Zeitpunkt ordentlich gekündigt bzw. einvernehmlich aufgehoben.
2. Die HEINAND Immobilien, Inhaber Philipp Hartung, Menimaneweg 4, 55130 Mainz, wird mit Wirkung zum [Datum] zur neuen Verwaltung der Gemeinschaft im Sinne des § 26 WEG bestellt. Die Bestellung erfolgt für die Dauer von [z. B. drei Jahren / bis zum TT.MM.JJJJ] gemäß § 26 Abs. 2 WEG.
3. Der Verwaltungsbeirat bzw. die/der Vorsitzende wird ermächtigt, den Verwaltervertrag mit der HEINAND Immobilien zu den im Angebot vom [Datum] genannten Konditionen im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen.“
Abstimmungsergebnis: Ja-Stimmen [ ] · Nein-Stimmen [ ] · Enthaltungen [ ] — Beschluss angenommen mit einfacher Mehrheit gemäß § 25 Abs. 1 WEG.
Ob Sie schon einen Beschluss geplant haben oder ganz am Anfang stehen — wir begleiten Sie durch den kompletten Wechsel.
Im kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihr Objekt und zeigen Ihnen, wie eine strukturierte Verwaltung aussieht — unverbindlich und ohne Kleingedrucktes.